HR ist dabei den Anschluss zu verlieren - Outsourcing der Lohn- und Gehaltsrechnung bringt ein Erspa

Ein Blick in die Personalabteilungen zeigt ein besonders ernüchterndes Bild. Auf der Suche nach Effizienzvorteilen im Personalbereich haben zahlreiche Unternehmen mit einer Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung reagiert und konnten diesbezüglich auch durchaus Kostensenkungen erzielen. Aber: Auf dieser Stufe, dem an sich simplen Auslagern der Abrechnungsfunktion, sind die meisten Unternehmen stehen geblieben. Und im Hinblick auf Technologie beschränkt(e) sich der HR-Bereich auf die Auswahl eines ERP Systems, wobei man häufig gemäß der Devise „One-System-Fits-All“ einen hohen Wert auf einen maximalen Funktionsumfang legte, um sich anschließend wieder einfacheren Offline-Themen zuzuwenden. So beschäftigt man sich mit einer Optimierung von HR-Basis-Systemen, schickt Mitarbeiter zu Schulungen, in denen gelernt wird, wie man Stellenbeschreibungen formuliert und platziert, erarbeitet Weiterbildungspläne mit Excel oder Powerpoint und so weiter. Der Personalbereich ist auf dem besten Wege, den Anschluss zu verlieren. Oder anders formuliert: Der schwarze Schwan, das Wappentier eines sich ankündigenden Unheils, befindet sich im Landeanflug.

Das Outsourcing der Lohn und Gehaltsabrechnung bringt eine Ersparnis von ca. 3% der HR-Gesamtkosten. Das ist natürlich gut, aber lange nicht gut genug. Aber dazu bedarf es einer differenzierten Betrachtung:

1. Natürlich mutet eine Kosteneinsparung in Höhe von rd. 3% auf die Gesamtkosten zunächst überschaubar an. Zu berücksichtigen ist aber auch, dass Kostensenkungen heute nicht mehr das allein dominierende Motiv einer Auslagerung sind. Immer mehr setzt sich die Erkenntnis durch, dass Outsourcing einen enormen Beitrag zur Sicherung der Stabilität der kaufmännischen Abläufe leistet. Gerade angesichts der bereits heute schon beobachtbaren Nachwuchssorgen kann dieser Vorteil nicht hoch genug eingeschätzt werden.

2. Das wirkliche Problem besteht aber darin, dass Personalabteilungen mit einer Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung häufig am Ende ihres Lateins sind und sich damit auf einen Kostenblock beziehen, der nur rd. 10% der Gesamtkosten ausmacht. Die drei weiteren zentralen Aufgabenbereiche Recruiting, Onboarding sowie Learning betragen dagegen im Beispiel rd. 56% der HR-Kosten. Die gute Nachricht in diesem Zusammenhang ist, dass gerade in diesen Bereichen schon heute zahlreiche bereits praxiserprobte Lösungen auf Basis neuer Technologien zur Verfügung stehen und der Personalbereich hier aus dem Vollen schöpfen könnte. Nur kaum ein Unternehmen tut es. Das macht mehr als deutlich, dass es viel zu kurz greift, den Hebel allein an der Entgeltabrechnung anzusetzen.

Durch den Einsatz von KI und digitalen Technologien lassen sich auch bei den anderen Kostenpositionen enorme Einsparungen erzielen, die den Effekt einer Auslagerung der Entgeltabrechnung um ein Mehrfaches übertreffen.

Und ein ausschließlicher Blick auf Kosteneinsparungen greift in mehrfacher Hinsicht sogar viel zu kurz. Durch den Einsatz neuer Technologien lassen sich nicht nur Kosten senken, sondern gleichzeitig enorme Qualitätsvorteile der HR-Kernaufgaben erzielen. Hinzu kommt, dass durch Digitalisierung und KI eine Automatisierung zahlreicher Aufgaben in der HR-Abteilung ermöglicht wird, so dass den bereits angesprochenen Nachwuchsproblemen und Stabilitätsanforderungen wirksam entgegengetreten werden kann. Gleichzeitig punktet das Unternehmen in der Außendarstellung, indem es sich als innovatives und zeitgemäßes Unternehmen präsentiert.

Neue Lösungen im Recruiting, Onboarding, Learning und in der Administration ermöglichen es, Geschäftsprozesse in der HR einfach wie nie zu digitalisieren. In meiner Veröffentlichung mit Prof. Dr. Axel Wullenkord zeigen wir ein Ersparnis von ca. 30% auf. Die Veröffentlichung mit einer Beispielrechnung finden Sie hier. Potenzialanalysen von erfahrenen Experten ermöglichen es in kurzer Zeit das Kosteneinsparpotenzial ihrer HR zu identifizieren, um unnötige Digitalisierungsprojekte zu vermeiden.

Sprechen sie mich gerne an, wenn es um die Identifikation ihres HR-Potenzial und das Thema der Digitalisierung der HR-Prozesse geht. Ich freue mich.

Ihr Prof. Andreas Kiefer

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