Studie: Warum die HR sich nicht selbst digitalisieren kann, geschweige denn das Unternehmen
Warum tun sich HR-Abteilungen so schwer, die Digitalisierung in ihren eigenen Reihen umzusetzen, wohl wissend, dass sie dadurch Mitarbeiter unterstützen und Attraktivität für neue Talente ausstrahlen kann?
Das Problem der HR ist vielfältig. Zum einen ist die Individualität der Personalarbeit eine Herausforderung. Jedes Unternehmen hat verschiedene Anforderungen, verschiedene Mitarbeiter, verschiedene Kulturen und Prozesse. Diese Komplexität erschwert das Verständnis für die Digitalisierung der HR-Prozesse. Dies hat wiederum zur Folge, dass die Zerstückelung des HR-Anbieter-Marktes zunimmt. Durch die vielen Anbieter wird die Digitalisierung für HR-Abteilung ein unübersichtlicher Dschungel aus Lösungen und Möglichkeiten. Für Technikaverse, wie die HR-Abteilung, hat dies abschreckende Wirkung. Sogar die großen Anbieter wie SAP oder Sage bieten nicht alle Tools an, die eine HR Abteilung benötigt. Somit gibt es nicht die Lösung: Anforderungen an moderne HR-Systeme sind schlichtweg zu komplex und vielfältig. Es gibt zu viele Einsatzgebiete von A wie Ausbildungsverwaltung bis Z wie Zeitwirtschaft. Folglich tummeln sich viele Anbieter auf dem deutschen Markt. Mit fast 300 Anbietern ein regelrechtes Sammelsurium an Lösungen zu sehr unterschiedlichen Preisen.(1) Hier die Übersicht zu bewahren, ist schwierig.
Zum anderen fehlt das technische Know-how in HR-Abteilungen. Die Mehrzahl der Personaler ist nicht technikaffin – folglich erkennen sie nicht alle Vorteile der Digitalisierung.(2) Wird in persönlichen Gesprächen mit Personalleitern gefragt, warum es an digitalen Automatisierungen fehlt, ist die Antwort neben Zeitmangel und Budget vor allem das fehlende Technikverständnis. Die Folge sind standardisierte Ansätze, wie Kosten durch das Outsourcing der Lohn und Gehaltsabrechnung oder die Digitalisierung von Unterschriften praktisch erfolgen kann. Dabei ist hier das Einsparpotenzial in Bezug auf die Gesamtsituation des Unternehmens begrenzt.
Diese beiden Probleme, die Komplexität des HR-Anbieter-Marktes und das Fehlen digitalen Know-hows der Personalabteilung, fördern letztendlich die Einsicht, besser nichts zu verändern. Getreu dem Motto „das haben wir schon immer so gemacht“ ist auch die Befürchtung groß, sich im Nachgang eingestehen zu müssen, dass effiziente und durchdachte Maßnahmen am Ende doch wertvolle Zeit und unnötige Arbeit sparen.
Eine nicht repräsentative Studie zum HR-Management zeigte bei 20 deutschen Mittelständlern, dass alle Unternehmen zwar aktiv am HR-Management arbeiten, jedoch viele von ihnen sich auf Einzelaufgaben beschränken. Dies waren vor allem Weiterbildung, Recruiting oder die Vereinheitlichung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die wenigsten befragten Unternehmen arbeiten an einem integrierten Managementsystem. Das bedeutet, dass fast alle versuchen, IT-Spezialanwendungen zu verknüpfen. Folglich steigt die Komplexität im HR-System immer weiter an. Ein Flickenteppich aus verschiedenen Lösungen entsteht. Neben der steigenden Komplexität erhöht sich die Fehleranfälligkeit der Systeme.
Eine Gesamtstrategie, wie zum Beispiel ein einheitliches digitales HCM-System, steht bei den wenigsten Unternehmen auf der Agenda. Grund für die Distanz zu integrierten Lösungen sind neben Zeit und Budget das fehlende Know-how. Dabei sind Vorteile einheitlicher Systeme nicht nur eine verringerte Komplexität sowie Kosteneinsparungen. Integrierte Managementsysteme bieten auch die Möglichkeit, Daten zu sammeln und eine Zukunftsanalyse über das Unternehmen zu erstellen. Diese Predictive Analytics ermöglichen der HR einen umfassenden Einblick in alle Geschäftsfelder.
Ein weiterer Grund, warum HR wenig im Unternehmen für die Digitalisierung tut, ist die Diskrepanz der Personalabteilung zwischen Vision und Realität, zwischen dem Denken und dem Handeln, zwischen Relevanz und Nichtrelevanz. HR hat die Begabung, sich eher mit Themen zu beschäftigten, die sehr von weichen Faktoren bestimmt sind, als sich mit der Zukunft der Arbeitsplatzanforderungen oder der Strategie des Unternehmens auseinanderzusetzen.
Die Veröffentlichung des Bundesverbandes der Personalmanager (BPM) über die 10 Trends für 2019, macht diese Diskrepanz deutlich: Der BPM beschäftigt sich mit Soft-Facts wie digitale HR-Ethik oder spricht über einen digitalen Bildungskanon.(3) Alles wichtige Themen, jedoch sollten erst die grundlegenden Hausaufgaben erledigt werden. Wird die Digitalisierung in Unternehmen und der HR nicht vorangebracht, ist das Existenz gefährdend. Beispiele sind Quelle oder Nokia. Große Einzelhändler wie Wal-Mart, Karstadt oder Kaufhof, die von Amazon jeden Tag mehr unter Druck geraten, sind von der Digitalisierung ebenfalls in ihren Grundfesten bedroht. Hier hat die HR die Aufgabe, mit dem richtigen Personal auf die zukünftigen Herausforderungen des Unternehmens zu reagieren.
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https://www.andreas-kiefer.eu/whitepaper-hr-effizienzsteigerung
(1) Daubenberger, D.: Der Markt für HR Software Digitalisierung der Personalarbeit nimmt Fahrt auf, 2019, abgerufen am 30.9.2019 unter https://www.computerwoche.de/a/digitalisierung-der-personalarbeit-nimmt-fahrt-auf,3545698
(2) Vgl. Ebd.
(3) Bundesverband der Personalmanager: Die 10 Trends 2019, abgerufen am 30.9.2019 unter https://www.bpm.de/sites/default/files/bpm_hr_trends_2019_final.pdf
