8 Schritte für die Unternehmensführung, um die HR zu digitalisieren

Damit HR wieder für das Unternehmen relevant und effizient wird, muss die digitale Transformation aktiver gestaltet werden. Dabei müssen Vorstand und IT die HR in die Digitalisierung führen. Durch die Digitalisierung aller HR-Aufgaben werden nicht nur Kosten gesenkt, sondern auch das Unternehmen bei der Umsetzung seiner Ziele unterstützt. HR wird durch die Digitalisierung schlagkräftiger und kann sich auf die Kernaufgaben konzentrieren. Da für diese Transformation ein gleichermaßen hohes Maß an Technik- und HR-Erfahrung notwendig ist, sollte ein Partner mit HR- und Management-Kompetenz und IT-Know-how diesen Prozess begleiten.

Um der Gefahr vorzubeugen, in operative Hektik zu verfallen und einen digitalen Infarkt zu verursachen, müssen die Unternehmensziele durch die HR in entsprechende Zwischenziele und Maßnahmen definiert werden. Dabei sind auch die „neuen“ Erwartungen der Mitarbeiter und der potentiellen Bewerber wie Home-Office oder Work-Life- Balance einzubeziehen und entsprechend zu synchronisieren. Niemandem ist geholfen, wenn alles digitalisiert ist, aber keiner es anwenden kann.

Wenn diese Ziele klar sind, muss unbedingt das Potential der bestehenden IT-Architektur bewertet werden. Oft steckt mehr in ihr, als die HR oder gar die Unternehmensführung weiß. Wenn die Bewertung und Potentialanalyse vorliegt, sollten danach Schnittstellen und entsprechende IT-Module geprüft werden. Denn: Nicht hinter jeder guten HR-Lösung steht auch eine gute IT-Lösung. Folgeschäden sind dann wachsende Abhängigkeiten und Kosten sowie wenig Flexibilität bei steigender Komplexität.

Bei der Auswahl einer modernen Softwarelösung geht es nicht (mehr) darum, eine HR-Lösung zu finden und diese nicht zwanghaft in die vorhandene IT-Struktur hineinzustopfen. Moderne Unternehmen arbeiten besonders in der HR mit einer heterogenen IT-Landschaft, für die eine gemeinsame Nutzung von Daten über verschiedene Anwendungen, Datenbanken und Betriebssystemen charakteristisch ist. Integration und kluge Implementierung statt Insellösungen sind heute gefragt. Leider neigen Unternehmen und die HR heute noch immer dazu, Insellösungen zu bauen und damit die Komplexität zu erhöhen. HR-Lösungen sind in Zukunft Teil einer kompletten IT-Architektur. Stattdessen sammeln sich Anbieter auf dem Markt, die persönlichen Service oder eine vermeintlich pfiffige HCM-Lösung anbieten, ohne dabei eine realistische und tatsächlich umsetzbare IT-Lösung zu kennen.

Hier ist die IT in der Verantwortung, den Softwareherstellern ein Verständnis der vorhandenen Strukturen zu vermitteln. Neben dem grundsätzlichen Denken in Schnittstellen und Komponenten gilt es dabei insbesondere, die Abhängigkeiten von Betriebssystemen sowie von anderen – teils fremdbezogenen, teils selbst erstellten – Komponenten untereinander im Auge zu behalten. Nur mit entsprechender IT-Kompetenz kann eine zukunftssichere Kompatibilität mit Cloud, Mobile oder anderen zukünftigen Unternehmenstechnologien sichergestellt werden. Nur so wird die HR zu den Lösungen geführt, die den kommenden Herausforderungen gerecht werden.

Daraus ergeben sich folgende Schritte für die Unternehmensführung:

HR ein präzises Verständnis der Unternehmensstrategie geben und die Umsetzung anhand von Kennzahlen (KPIs) ausrichten.
Eine IST-Analyse durchführen und daraus eine Soll-Situation ableiten.
Administrative HR-Prozesse automatisieren und damit Kräfte und Budgets für die wichtigen Aufgaben freisetzen.
(produktive) HR-Prozesse in Zusammenarbeit mit der IT automatisieren.
Technologische Partner integrieren, die gleichermaßen ein hohes Maß an IT und HR-Verständnis aufweisen.
Die Zielmarke setzen, die Kosten der HR-Abteilung um mindestens 30 % zu senken.
Die HR als Partner für die Mitarbeiterentwicklung etablieren, damit diese ihre Ziele erfolgreich erreichen können.
Bei Recruiting-Prozessen eigene Expertise aufbauen, soziale Medien und Active Sourcing implementieren.

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